CONTROLAR LOS COSTOS VA DESDE UNA PACIENTE CONSTRUCCIÓN DE LOS PLATOS, LA VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS COSTOS FIJOS Y VARIABLES EN UNA OPERACIÓN, HASTA TRANSMITIR LA CULTURA DE LA EXACTITUD.
Los ingleses, famosos por llegar siempre a tiempo a sus citas programadas, aseguran que ser puntual no es llegar después de la hora indicada, pero tampoco es llegar antes. Es simplemente llegar en punto. De la misma forma el control de los costos debe propender por que los costos reales no excedan, pero tampoco se queden cortos con respecto a las proyecciones. Por esto es que a través de una proyección acuciosa y un efectivo control de costos, un restaurante, hotel o club pueden definir correctamente el precio de un producto o servicio y asegurar la calidad del producto.
Para empezar un control de costos, usted debe tener claridad sobre el costo de la receta estándar. Jorge Enrique Amaya gerente del restaurante 1492 explica el procedimiento para sacar el costo de un plato: "primero se saca una receta estándar, y una lista de ingredientes que componen el plato.
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A través de un proceso de prueba se determinan las cantidades de los ingredientes. Cada ingrediente es traducido a un peso en gramos y de eso a un valor en pesos, la suma de los valores da el costo del plato. A partir de eso se añaden los precios de venta, donde se aumenta un33% según la ley y se le añade el 16 % del IVA lo que da como resultado el precio final que se ofrece en la carta."
Por su parte, el Hotel Victoria Regia realiza un procedimiento definido para determinar los costos del plato. Aldemar Sánchez, Auditor de Costos del hotel lo explica: "Se parte de las políticas establecidas donde se plantea el margen de utilidad y el costo fijo. Posteriormente el chef es quien demanda la utilización de ciertos productos y sus cantidades. Se contrata el proveedor y se realiza un proceso de análisis del costo de la producción, decidiendo finalmente el precio de venta." Según Sánchez, "Las ventas deben ser proyectadas y los gastos deben ser evaluados, los costos de producción deben ser establecidos por unidad. Se determina un punto de equilibrio en el cual no existen pérdidas ni ganancias. Luego se realiza un análisis de mercados donde se establecen los precios y el margen de utilidad. En hotelería está establecido que el margen de utilidad es del 30% para alimentos y de 36% para las bebidas en Bogotá. Aunque en la costa es de un porcentaje menor para las bebidas (24%) debido a que estas tienen mayor rotación y por eso la utilidad final es mayor."
Pero el control nos solo depende de cifras, porcentajes y evaluaciones, depende de la forma en que opera su equipo y se rige por las normas establecidas. Ricardo Morales, jefe de costos del Gun Club recomienda que "Para buscar un porcentaje de costo específico se debe transmitir una cultura. No se puede contar con que el supervisor lo vigile todo, por eso se debe involucrar a cada persona que maneje el producto. De aquí parte la importancia de involucrar al equipo e incentivarlo para que se alcancen los objetivos propuestos. Ellos deben ser consientes del valor del producto y su costo final, las cantidades que se consumen al mes, las cantidades que se pierden o se desperdician y los motivos por lo que esto sucede. Hacer ejemplos tangibles, por ejemplo medirlos en metros, o en kilos es una buena forma de hacer entender todo lo que se gasta." El resultado final serán mayores ganancias y una participación activa del equipo del trabajo en los procesos y decisiones de costos. Así por ejemplo, para lograr una utilidad de la venta de un menú, es necesaria la coordinación entre el equipo de producción y de montaje para el cumplimiento de una receta. Siesta incluye una porción de 120gramos de carne y el porcionador las está sacando de 140 gramos, si el cocinero decide que una sopa tenga 4 cubos de caldo concentrado en vez de 1como dice la receta y si con el plato vienen dos porciones de pan y el mesero está sirviendo tres porciones, el resultado nunca se ajustará a las proyecciones.
Otros tips para atender
Amaya, llama al orden a quienes se exceden al tratar de controlar los costos sacrificando la calidad del servicio y el producto ofrecido "Si uno quiere elaborar platos de excelente calidad no puedes estar pensando tanto en reducción de costos, a menos que uno se vaya para las fincas a conseguirlos productos, pero nadie tiene tiempo de eso."Además se corre el riesgo de perder la clientela que tanto trabajo costó fidelizar, al cambiar la calidad del producto.
En la práctica es muy importante conocer muy bien el producto que se va a comprar para saber lo que se recibe. Es muy diferente pagar por una carne en pieza completa (con hueso, cartílago y porción de grasa) a comprar la carne pulpa o comprar un pescado entero y pagarlo por el peso, y luego quitarle la cabeza y la cola para utilizar el resto. De esta forma el precio pagado es mayor al que utilizó realmente.
Igualmente al desarrollar el "Miseenplace" o prealistamiento del producto hay algunas cosas que toca dar de baja. Prealistar demasiado producto puede acarrear un incremento en los costos, en tanto que baja elaboración puede traer problemas en el servicio. El volumen del Miseenplace lo determina la experiencia, las estadísticas de ventas y las distintas temporadas"
En cuanto al stock de perecederos, para las carnes se trabajan procesos de maduración y empaque al vacío, e incluso congelación que les permite durar más.
En algunos establecimientos cuando se está quedando rezagado un producto en su venta, se hace un festival de este producto o se le da un precio especial y se trabaja junto con los meseros quienes finalmente son los encargados de motivarla elección del cliente.
En cuanto a personal fijo se trata de tener el menor posible y suplir las necesidades con empleados temporales, sin embargo estos no están tan preparados o no conocen los pormenores del establecimiento lo que regularmente incrementa los costos. De la mano de este personal va un excelente proceso de selección.
Es importante calcular la vida útil de los materiales, para pronosticar las reposiciones. Los costos de la vajilla que se rompe, el desgaste de la maquinaria ya que si no se tiene contemplada pasa de ser un costo a ser un gasto no proyectado. Igualmente importante es la depreciación de los productos que más adelante se pueden vender a terceros. Para los activos fijos existen unas tablas que dicen la depreciación, sin embargo no hay como conocer la demanda para darle valor a un producto.
Estos consejos no se limitan a los grandes restaurantes, a los hoteles o los clubes. Desde un pequeño ejecutivo hasta un hotel 5 estrellas, si se le ofrece a la clientela un buen producto en cada una de sus visitas, no importa lo sencillo que sea el establecimiento, creará una clientela fiel y estable.
Una forma de controlar costos es a través de subcontratación de procesos: "Si yo logro que el proveedor me envíe los filetes limpios y porcionados individualmente, reduzco el personal que tenga que realizar ese trabajo, él se responsabiliza por el peso de las porciones y no tengo que correr con los costos de mermas y me facilita de paso el almacenamiento, así tenga que comprar un producto a un mayor precio"
Cuando algo falla El control de costos es también un mecanismo para detectar si algo está mal. Para Amaya, cuando se suben los costos, se sabe que algo falló, ya sea porque se compró más caro, hubo desperdicio o pérdida. Cuando los costos son demasiado bajos puede ser que no se están sirviendo las cantidades indicadas o el gramaje establecido, lo que es un problema también porque afecta el servicio. "Lo ideales mantener los costos estables" dice Amaya.Fuente:http://www.revistalabarra.com.co/larevista/edicion-10/especial-de-costos/control-de-costos-precision-y-cultura.htm |
