26 de jun. de 2012

CONTROL DE COSTOS PRECISIÓN Y CULTURA

VARGAS PALACIOS & ASOCIADOS "Oportunos y Confiables" www.vargaspalaciosyasociados.com

CONTROLAR LOS COSTOS VA DESDE UNA PACIENTE CONSTRUCCIÓN DE LOS PLATOS, LA VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS COSTOS FIJOS Y VARIABLES EN UNA OPERACIÓN, HASTA TRANSMITIR LA CULTURA DE LA EXACTITUD.

Los ingleses, famosos por llegar siempre a tiempo a sus citas programadas, aseguran que ser puntual no es llegar después de la hora indicada, pero tampoco es llegar antes. Es simplemente llegar en punto. De la misma forma el control de los costos debe propender por que los costos reales no excedan, pero tampoco se queden cortos con respecto a las proyecciones. Por esto es que a través de una proyección acuciosa y un efectivo control de costos, un restaurante, hotel o club pueden definir correctamente el precio de un producto o servicio y asegurar la calidad del producto.
Para empezar un control de costos, usted debe tener claridad sobre el costo de la receta estándar. Jorge Enrique Amaya gerente del restaurante 1492 explica el procedimiento para sacar el costo de un plato: "primero se saca una receta estándar, y una lista de ingredientes que componen el plato. 
       
A través de un proceso de prueba se determinan las cantidades de los ingredientes. Cada ingrediente es traducido a un peso en gramos y de eso a un valor en pesos, la suma de los valores da el costo del plato. A partir de eso se añaden los precios de venta, donde se aumenta un33% según la ley y se le añade el 16 % del IVA lo que da como resultado el precio final que se ofrece en la carta."

Por su parte, el Hotel Victoria Regia realiza un procedimiento definido para determinar los costos del plato. Aldemar Sánchez, Auditor de Costos del hotel lo explica: "Se parte de las políticas establecidas donde se plantea el margen de utilidad y el costo fijo. Posteriormente el chef es quien demanda la utilización de ciertos productos y sus cantidades. Se contrata el proveedor y se realiza un proceso de análisis del costo de la producción, decidiendo finalmente el precio de venta." Según Sánchez, "Las ventas deben ser proyectadas y los gastos deben ser evaluados, los costos de producción deben ser establecidos por unidad. Se determina un punto de equilibrio en el cual no existen pérdidas ni ganancias. Luego se realiza un análisis de mercados donde se establecen los precios y el margen de utilidad. En hotelería está establecido que el margen de utilidad es del 30% para alimentos y de 36% para las bebidas en Bogotá. Aunque en la costa es de un porcentaje menor para las bebidas (24%) debido a que estas tienen mayor rotación y por eso la utilidad final es mayor."

Pero el control nos solo depende de cifras, porcentajes y evaluaciones, depende de la forma en que opera su equipo y se rige por las normas establecidas. Ricardo Morales, jefe de costos del Gun Club recomienda que "Para buscar un porcentaje de costo específico se debe transmitir una cultura. No se puede contar con que el supervisor lo vigile todo, por eso se debe involucrar a cada persona que maneje el producto. De aquí parte la importancia de involucrar al equipo e incentivarlo para que se alcancen los objetivos propuestos. Ellos deben ser consientes del valor del producto y su costo final, las cantidades que se consumen al mes, las cantidades que se pierden o se desperdician y los motivos por lo que esto sucede. Hacer ejemplos tangibles, por ejemplo medirlos en metros, o en kilos es una buena forma de hacer entender todo lo que se gasta." El resultado final serán mayores ganancias y una participación activa del equipo del trabajo en los procesos y decisiones de costos. Así por ejemplo, para lograr una utilidad de la venta de un menú, es necesaria la coordinación entre el equipo de producción y de montaje para el cumplimiento de una receta. Siesta incluye una porción de 120gramos de carne y el porcionador las está sacando de 140 gramos, si el cocinero decide que una sopa tenga 4 cubos de caldo concentrado en vez de 1como dice la receta y si con el plato vienen dos porciones de pan y el mesero está sirviendo tres porciones, el resultado nunca se ajustará a las proyecciones.

Otros tips para atender

Amaya, llama al orden a quienes se exceden al tratar de controlar los costos sacrificando la calidad del servicio y el producto ofrecido "Si uno quiere elaborar platos de excelente calidad no puedes estar pensando tanto en reducción de costos, a menos que uno se vaya para las fincas a conseguirlos productos, pero nadie tiene tiempo de eso."Además se corre el riesgo de perder la clientela que tanto trabajo costó fidelizar, al cambiar la calidad del producto.
En la práctica es muy importante conocer muy bien el producto que se va a comprar para saber lo que se recibe. Es muy diferente pagar por una carne en pieza completa (con hueso, cartílago y porción de grasa) a comprar la carne pulpa o comprar un pescado entero y pagarlo por el peso, y luego quitarle la cabeza y la cola para utilizar el resto. De esta forma el precio pagado es mayor al que utilizó realmente.
Igualmente al desarrollar el "Miseenplace" o prealistamiento del producto hay algunas cosas que toca dar de baja. Prealistar demasiado producto puede acarrear un incremento en los costos, en tanto que baja elaboración puede traer problemas en el servicio. El volumen del Miseenplace lo determina la experiencia, las estadísticas de ventas y las distintas temporadas"

En cuanto al stock de perecederos, para las carnes se trabajan procesos de maduración y empaque al vacío, e incluso congelación que les permite durar más.
En algunos establecimientos cuando se está quedando rezagado un producto en su venta, se hace un festival de este producto o se le da un precio especial y se trabaja junto con los meseros quienes finalmente son los encargados de motivarla elección del cliente.

En cuanto a personal fijo se trata de tener el menor posible y suplir las necesidades con empleados temporales, sin embargo estos no están tan preparados o no conocen los pormenores del establecimiento lo que regularmente incrementa los costos. De la mano de este personal va un excelente proceso de selección.

Es importante calcular la vida útil de los materiales, para pronosticar las reposiciones. Los costos de la vajilla que se rompe, el desgaste de la maquinaria ya que si no se tiene contemplada pasa de ser un costo a ser un gasto no proyectado. Igualmente importante es la depreciación de los productos que más adelante se pueden vender a terceros. Para los activos fijos existen unas tablas que dicen la depreciación, sin embargo no hay como conocer la demanda para darle valor a un producto.

Estos consejos no se limitan a los grandes restaurantes, a los hoteles o los clubes. Desde un pequeño ejecutivo hasta un hotel 5 estrellas, si se le ofrece a la clientela un buen producto en cada una de sus visitas, no importa lo sencillo que sea el establecimiento, creará una clientela fiel y estable.

Una forma de controlar costos es a través de subcontratación de procesos: "Si yo logro que el proveedor me envíe los filetes limpios y porcionados individualmente, reduzco el personal que tenga que realizar ese trabajo, él se responsabiliza por el peso de las porciones y no tengo que correr con los costos de mermas y me facilita de paso el almacenamiento, así tenga que comprar un producto a un mayor precio"

Cuando algo falla

El control de costos es también un mecanismo para detectar si algo está mal. Para Amaya, cuando se suben los costos, se sabe que algo falló, ya sea porque se compró más caro, hubo desperdicio o pérdida. Cuando los costos son demasiado bajos puede ser que no se están sirviendo las cantidades indicadas o el gramaje establecido, lo que es un problema también porque afecta el servicio. "Lo ideales mantener los costos estables" dice Amaya.Fuente:http://www.revistalabarra.com.co/larevista/edicion-10/especial-de-costos/control-de-costos-precision-y-cultura.htm

Crisis financiera de transportadores del MÍO prende las alarmas en el sistema

VARGAS PALACIOS & ASOCIADOS "Oportunos y Confiables" www.vargaspalaciosyasociados.com

Las alarmas están sonando de nuevo por el MÍO. Pese a los beneficios que el sistema de transporte ha traído para Cali, el proyecto afronta un agudo desfase financiero que pone en peligro su operación.
El País pudo establecer que al menos dos de los cuatro operadores del MÍO (dueños de los buses) afrontan graves dificultades económicas debido a que el sistema no está produciendo lo suficiente para pagar sus deudas y los bancos ya están empezando a exigir el pago de capital.
El apretón financiero obedece a dos razones: Una, los bajos ingresos, toda vez que el MÍO está movilizando un 57% menos de los pasajeros que debería transportar actualmente. Y, dos, Metrocali sólo les está pagando el 50% de la tarifa licitada a los operadores, precisamente por falta de demanda de usuarios.
La gerente de Metrocali, María del Pilar Rodríguez, reveló que ella, el Alcalde y los operadores se reunieron hace unos días con los bancos para darles tranquilidad sobre la situación financiera del MÍO y mejorar la percepción sobre el proyecto.
Agregó que se están tomando todas las decisiones necesarias para que la operación económica se estabilice, pero lamentablemente el ritmo no es tan rápido como ella quisiera. “Hubo un rezago de tres años en las decisiones y desafortunadamente en seis meses no podemos ponerlo al día”, indicó Rodríguez
Sebastián Nieto, gerente de Unimetro reconoció que esta Administración está trabajando a mejor ritmo que la anterior, pero advirtió que “el problema es de tiempo y se requiere pisar el acelerador para que la situación cambie rápido antes que la operación termine afectándose”.
Germán Bonilla, directivo de ETM, señaló que “tenemos grandes esperanzas de que con la actual administración las cosas cambien porque después de cuatro años el proyecto aún no es autosostenible”.
César Vergara, gerente de GIT, indicó que se había planteado alcanzar el equilibrio económico en cuatro años, con 700 buses operando a un promedio de mil pasajeros día por cada uno, es decir 700.00 usuarios, con una cobertura geográfica del 80% de la ciudad.
Pese a que la cifra de buses y la cobertura se han logrado, los pasajeros promedio en un día hábil no subieron al mismo ritmo y fueron 404.660 en el pasado mes de mayo (ver cuadro).
Eso quiere decir que hay buses circulando con menos pasajeros por kilómetro, con mayores costos para el sistema. De esta manera, los problemas del MÍO y las soluciones parecen estar por otro lado.

Paralelismo del colectivo

El viejo sistema aún le hace competencia al MÍO. En la ciudad están operando 2.000 buses antiguos, el 80% de los cuales deberían ya estar fuera de servicio. Ellos siguen en la guerra del centavo, recogiendo pasajeros en cualquier parte.
Cada bus de estos está moviendo en promedio 400 pasajeros diarios y en muchos casos no cobran la tarifa de $1.500, sino mil o $1.200. Eso quiere decir que cada bus estaría produciendo unos $500.000 diarios, de los cuales $160.000 se gasta en gasolina, $80.000 son para el conductor, $60.000 para otros gastos y $200.000 le quedan al dueño del bus. “Con esos ingresos quién va a querer entregar el carro para chatarrizarlo”, cuestiona César Vergara, vocero de GIT.
Además, si se multiplican 2.000 vehículos por 400 pasajeros, quiere decir que están moviendo 800 mil pasajeros de 1.2 millones que se mueven en la cuidad. Los otros 400.000 son los que moviliza el MIO, lo que significa que el negocio del transporte en Cali sigue circulando en gran parte por fuera del MÍO.
Eso quiere decir que la reducción de oferta o chatarrización no se cumple como se debe para eliminar el paralelismo.

Competencia de los piratas

La piratería es otra amenaza para el MIO. Se estima que en la ciudad hay 5.000 carros piratas que, incluso, tienen empresas ilegales con avantel bien montadas. La ‘torta’ que se lleva este servicio es de unos 150.000 pasajeros diarios que se los quitan al MIO y a los taxis, y que significan al menos $150 millones por día.
Una fuente explicó que el pirata compra un taxi retirado que lo consigue en tres o cuatro millones de pesos. Y un carro de esos sin mayores gastos ni pago de impuestos produce $60 mil diarios al dueño. Son $1,5 millones al mes, lo que significa que en dos meses le saca la plata que le costó el vehículo.
Por eso, la piratería se volvió un negocio y un problema de economía informal. Pero, sobre todo, una grave amenaza para un sistema de transporte legal como el MÍO al que le quita pasajeros.
El secretario de Tránsito, Alberto Hadad sostuvo que se hacen operativos permanentes para combatir los piratas y que se han inmovilizado unos tres mil vehículos por prestar ese servicio ilegal.
Pese a ello, corredores como la Avenida Ciudad de Cali y la Simón Bolívar siguen invadidos de carros piratas.

Las alternativas

La única solución posible para sacar al MÍO de los apuros que afronta es que se aumente sustancialmente la demanda de pasajeros y con ella los ingresos.
Hoy se están moviendo 404.660 promedio en día hábil, cuando deberían estar en 960.000. El déficit es del 57%.
La gerente de Metrocali, María del Pilar Rodríguez, dijo que las alternativas son:
- Cubrir toda la ciudad con más buses y rutas. En los últimos cinco meses han ingresado 160 buses más.
- Reestructurar el viejo sistema colectivo, cancelar tarjetas de operación y reestructurar rutas. Limpiar los corredores, como se hizo con la Avenida Pasoancho.
- Aumentar los puntos de recaudo y recarga de tarjetas. La Utryt, responsable del mismo, se comprometió a hacerlo.
- Señalización y divulgación de paraderos en rutas pretroncales y alimentadoras para que se sepa donde para el bus.
- Completar la infraestructura pendiente.
- Los transportadores consideran también que debe revisarse la tarifa que está en $1.500 desde hace cuatro años.

Las finanzas no cuadran

Si no hay una solución pronta al apretón financiero habría al menos dos operadores en riesgo de quiebra y en las cuatro empresas se podría perder la democratización accionaria, que tiene como socios a pequeños transportadores.
La razón es que pagar capital sin tener ingresos suficientes y resistir un tiempo más el déficit de la operación, exige un músculo financiero muy grande. Si los operadores no lo tienen, se verían en la obligación de venderle el negocio a algún gran inversionista que lo pueda asumir.
El caso es que los cuatro operadores firmaron contrato con Metrocali en 2006 y se endeudaron. Empezaron a pagar intereses y los bancos les dieron dos años de gracia y seis años para pagar capital.
Como el MÍO sólo empezó a operar en noviembre de 2008 de manera promocional y sólo hasta marzo de 2009 empezó a cobrar tarifa, tuvieron que renegociar esos plazos y se otorgaron cuatro años de gracia. Ese plazo se vence a finales de este 2012. Ese es el apretón. Fuente:http://www.elpais.com.co/elpais/cali/noticias/crisis-financiera-transportadores-del-mio-prende-alarmas-en-sistema-transporte